PolCard (Fiserv) umożliwia merchantom realizację zwrotów bezpośrednio na terminalu płatniczym – szybko, bezpiecznie i na tę samą metodę płatności. Procedura dotyczy transakcji kartami płatniczymi, w tym z użyciem NFC, tokenów oraz kart stykowych. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, warunki, wyjątki oraz dane kontaktowe.
Zwrot na terminalu PolCard trafia zawsze na tę samą kartę lub token, którym opłacono zakup.
Podstawowe zasady zwrotów w PolCard
Zanim rozpoczniesz, zapoznaj się z najważniejszymi regułami, które obowiązują przy zwrotach:
- zwrot wyłącznie na kartę oryginalną – środki wracają tylko na tę samą kartę (lub token/telefon NFC), którą dokonano płatności; zwrot gotówką ani na inną kartę nie jest możliwy;
- terminy – natychmiastowy zwrot na terminalu możliwy wkrótce po transakcji (często tego samego dnia); dla chargebacku (sporne transakcje) procedura trwa kilka–kilkanaście dni roboczych, w zależności od banku;
- warunki – transakcja musi być autoryzowana i rozliczona; zwrot może dotyczyć pełnej lub częściowej kwoty; w przypadku transakcji DCC (Dynamic Currency Conversion) potwierdź wybraną opcję;
- wyjątki – nie anuluj transakcji po rozliczeniu — użyj funkcji zwrotu; dla tokenów (np. Apple Pay, Google Pay) stosuj dedykowaną procedurę.
Procedura zwrotu na terminalu – krok po kroku
Procedura może się nieznacznie różnić w zależności od modelu terminala (np. Ingenico Tetra, instrukcja A/B, PolCard Go). Zawsze wybudź terminal, naciskając zielony, a następnie czerwony przycisk.
1. Dla aplikacji PolCard Go (softPOS na smartfonie/tablecie)
Aby wykonać zwrot w aplikacji PolCard Go, postępuj następująco:
- Naciśnij przycisk [Zwrot] w menu głównym.
- Wprowadź kwotę zwrotu i naciśnij [Potwierdź].
- Poproś klienta o przyłożenie karty/telefonu z tyłu urządzenia (antena NFC) i przytrzymaj kilka sekund po zapaleniu zielonych diod.
- Opcjonalnie: wyślij potwierdzenie tak jak przy transakcji sprzedaży.
Uwaga: zwrot możliwy wyłącznie na oryginalną kartę lub token.
2. Dla terminali Ingenico Tetra i podobnych
Aby zrealizować zwrot na terminalu Ingenico Tetra, wykonaj kroki:
- Wejdź do menu > Transakcje > Zwrot albo wybierz funkcję Zwrot z ekranu głównego.
- Wpisz kwotę zwrotu i potwierdź [zielonym przyciskiem].
- Użyj karty: włóż do czytnika, przyłóż NFC lub zbliż.
- Poczekaj na połączenie z bankiem i autoryzację.
- Jeśli wymagany jest podpis, sprawdź go i potwierdź [zielonym przyciskiem].
- Wydrukuj potwierdzenie dla klienta.
3. Ogólna procedura dla instrukcji A/B (działania podstawowe/rozszerzone)
W przypadku trybu instrukcji A/B skorzystaj z poniższych kroków:
- Wejdź do menu terminala.
- Przejdź do Transakcje, a następnie wybierz Zwrot.
- Poczekaj na konfigurację czytnika.
- Wpisz kwotę i potwierdź [zielonym przyciskiem].
- Włóż/przyłóż kartę.
- Jeśli transakcja DCC – potwierdź wybraną opcję [zielonym przyciskiem].
- Sprawdź podpis (jeśli wymagany), potwierdź i wydrukuj potwierdzenie.
4. Zwrot z użyciem tokenu (np. Apple Pay)
Zwrot z użyciem tokenu realizuj z wykorzystaniem tokenu wygenerowanego przy płatności. Procedura przebiega jak standardowy zwrot, jest szyfrowana i bezpieczna — postępuj zgodnie z dedykowaną instrukcją wideo dostępną w materiałach PolCard.
5. Anulowanie transakcji (tylko ostatnia, nierozliczona)
Anulowanie dotyczy wyłącznie ostatniej, nierozliczonej transakcji. Z historii transakcji wybierz odpowiednią pozycję i użyj opcji [Anuluj transakcję] (jeśli jest dostępna) lub wykonaj [Dokonaj zwrotu].
Chargeback – zwrot dla klientów w spornych przypadkach
Chargeback to procedura bankowa uruchamiana przez posiadacza karty w przypadku sporu (np. oszustwo, brak dostawy, towar niezgodny). Zwykle zalecane jest w pierwszej kolejności wyjaśnienie sprawy ze sprzedawcą.
Kroki dla klienta
Jeśli jesteś klientem i chcesz zainicjować chargeback, wykonaj poniższe kroki:
- Zidentyfikuj problem na wyciągu bankowym.
- Skontaktuj się ze sprzedawcą (pierwszy krok).
- Jeśli bezskutecznie — złóż reklamację w banku wydającym kartę (formularz online lub placówka).
- Dołącz dowody: rachunek, korespondencję ze sprzedawcą itp.
Czas: kilka–kilkanaście dni roboczych. Wymagane dokumenty: wyciąg bankowy, paragon oraz dowód kontaktu ze sprzedawcą.
Częste problemy i wskazówki
Jeśli napotkasz trudności podczas zwrotu, zwróć uwagę na poniższe kwestie:
- brak połączenia – poczekaj na autoryzację bankową lub spróbuj ponownie po krótkiej chwili;
- podpis – zawsze sprawdź zgodność podpisu klienta i potwierdź, jeśli poprawny;
- historia transakcji – przeglądaj w menu, aby odnaleźć operację do zwrotu;
- instrukcje wideo – obejrzyj animacje na kanale YouTube „PolCard from Fiserv” (np. „Zwrot”, „Transakcja zwrotu z tokenem”).
Dane kontaktowe i wsparcie
W razie potrzeby skorzystaj z poniższych źródeł pomocy i materiałów:
- strona internetowa – www.polcard.pl, sekcja instrukcje i blog;
- YouTube – kanał PolCard from Fiserv, playlisty z animacjami;
- wsparcie techniczne – kontakt przez stronę lub z poziomu terminala (MID/POS ID znajdziesz na rachunku);
- pobierz PDF – instrukcje dla konkretnych urządzeń na polcard.pl (np. PolCard Go, Ingenico).
Instrukcja jest przeznaczona dla merchantów PolCard. W razie wątpliwości korzystaj z najnowszej dokumentacji Fiserv lub skontaktuj się z supportem, ponieważ procedury mogą ulegać zmianom.
Sprawdź też zasady zwrotów: Pakamera, Pako Lorente, Pakuten, Pan Jeans, Pan Materac, Pan Tu Nie Stał, Panasonic, Panda Wanda, Pandora, Pantofelek24, Paradyż, Parfois, Parkside, Patagonia, Patulove, Pawo, PayNow, PayPal, PayPo, PayPro, Paysafecard, PayU, Peek & Cloppenburg, Peng Fa Trade, Pepco, Pepco Home, Pepe Jeans, Perfe, Peterson, Petinio, PGE, PGNiG, Philips, Pinch, Pinko, Pinokio, Pirelli, Piumo, PKP Intercity, Play, Player, PlayStation, PlayStation Store, Plus, Pluxee, Poczta Polska, Pocztex, Polregio, Polsat Box, Pompa Ciepła, Przelewy24, PS Plus, Puccini, Pufy.pl, Pull&Bear, Puma, Pyszne.pl
